Optimisation de votre emploi du temps : Les 15 précieux conseils
Tout le monde devrait maîtriser l'art de la gestion du temps, mais cette compétence revêt une importance particulière pour les entrepreneurs. Les entrepreneurs sont responsables de tous les aspects de leur entreprise, ce qui signifie qu'ils doivent planifier soigneusement leur emploi du temps pour garantir une gestion efficace de leur activité.
Le secret d'une gestion du temps efficace ne réside pas simplement dans le fait de travailler dur, mais dans la capacité à travailler de manière plus intelligente. C'est pourquoi nous avons déniché pour vous l'avis de 34 experts en productivité pour partager leurs conseils de gestion du temps les plus précieux. Vous n'avez plus qu'à essayer les stratégies que nous allons vous présenter pour découvrir celles qui conviennent le mieux à votre activité de VDI.
1- Exploitez l'idée d'apprentissage ciblé et opportuniste
Pat Flynn de www.smartpassiveincome.com partage comment son approche de l'apprentissage ciblé et opportuniste a transformé sa façon de travailler. Il se concentre exclusivement sur le contenu qui est directement lié à la tâche suivante dans son projet en cours. Tout le contenu qu'il envisage de consommer, qu'il s'agisse d'articles de blog, d'épisodes de podcast ou de vidéos, doit contribuer à l'achèvement de sa prochaine tâche prioritaire. Sinon, il ne le consulte pas immédiatement.
L’apprentissage ponctuel et sélectif a tout changé pour moi.
L'adoption de cette approche peut s'avérer complexe en raison de notre nature humaine qui craint les pertes. C'est précisément à ce moment-là que des outils tels qu'Evernote deviennent précieux, car ils vous permettent de prendre une approche plus réfléchie en enregistrant des éléments de contenu qui vous semblent prometteurs pour une exploration future. En suivant cette méthode, vous pouvez accroître votre apprentissage en consommant moins de contenu.
2- Établissez des priorités et déléguez efficacement
Elizabeth Grace de www.reallifee.com suggère de définir vos priorités, à la fois personnelles et professionnelles, et de les inscrire dans votre calendrier. Tout le reste doit s'articuler autour de ces priorités ou être écarté.
Pensez à explorer des solutions qui peuvent vous aider à gérer efficacement la planification et les tâches récurrentes, ce qui peut avoir un impact significatif sur votre productivité et contribuer à réduire votre stress.
3- Commencez dès que vous le pouvez
Craig Jarrow de www.timemanagementninja.com souligne l'importance de commencer dès que possible, un conseil essentiel pour nos VDI. Beaucoup d'aspirants-entrepreneurs ne franchissent jamais le pas, et de nombreuses idées d'entreprise sont abandonnées avant même d'être mises à l'épreuve.
Il est temps pour nos VDI de ne plus attendre le moment idéal, car il n'y en a pas. Il ne faut plus chercher l'approche du client parfaite, mais plutôt tester votre concept en commençant avec une approche minimaliste. N'attendez pas demain, car le jour J n'arrivera jamais.
Rappelez-vous, vous ne pourrez jamais terminer si vous ne commencez jamais. C'est le premier pas qui compte le plus.
4- Transformez votre mentalité
Maura Thomas de www.regainyourtime.com conseille à nos VDI de changer leur manière de penser. Elle explique que la gestion du temps est un concept dépassé et que la gestion de l'attention est désormais la clé de la productivité.
Il est inutile de gérer son temps si l'attention n'est pas focalisée sur la tâche à accomplir. Même en planifiant du temps pour une tâche spécifique, il est possible de se laisser distraire par d'autres projets et de ne rien achever.
Pour nos VDI, maîtriser son attention signifie efficacement gérer les distractions internes et externes afin de réaliser un travail de meilleure qualité en moins de temps.
5- Adoptez un système de fiches-notes
Gregory Ciotti de www.sparringmind.com conseille à nos VDI d'organiser efficacement leur journée de travail en identifiant les activités qui prennent le plus de temps. Plutôt que d'utiliser des outils de suivi du temps complexes, il recommande un système plus simple : les fiches de notes de Mark Andreessen, qui lui ont été très utiles jusqu'à présent.
Sur une fiche de 13 cm x 8 cm, notez les tâches les plus importantes de votre journée. Au dos de la fiche, vous pouvez noter les tâches que vous avez accomplies mais qui n'étaient pas prévues, car les journées de travail réservent souvent des surprises.
En consultant votre fiche en fin de journée, vous pourrez passer en revue les tâches prioritaires que vous aviez planifiées, celles que vous avez effectuées et celles que vous n'avez pas pu terminer, ainsi que les tâches imprévues qui se sont ajoutées.
Il est normal d'avoir des tâches supplémentaires à gérer, mais si cela détourne votre attention des tâches prioritaires, il convient de réfléchir à la situation.
6- Mettez en place un système de gestion des priorités
Ann Gomez de www.clearconceptinc.ca conseille à nos VDI de se concentrer. La plupart des gens se perdent dans le multitâche, ce qui peut les faire avancer moins efficacement et les épuiser. Il est essentiel d'identifier les activités à fort impact et de centrer sa journée de travail sur celles-ci. Ne laissez pas les distractions et les opportunités éventuelles dicter votre journée.
Un système de gestion des priorités vous sera d'une grande utilité pour gérer vos tâches prioritaires en tant que VDI. Vous pouvez considérer ce système comme votre « plan directeur », où vous listerez vos priorités les plus urgentes et toutes les tâches qui y sont associées. Cela vous permettra de rester concentré sur ce qui compte vraiment.
7- Prenez du recul
Carson Tate de www.carsontate.com conseille à nos VDI de ralentir. En tant qu'entrepreneurs, ils sont souvent passionnés par ce qu'ils font et travaillent à un rythme effréné la plupart du temps. Cependant, il est essentiel de ralentir pour éviter l'épuisement. Ils doivent apprendre à gérer leur temps, leur énergie et leur attention pour réussir.
Ils devraient chercher à faire les choses correctement sans chercher la perfection à tout prix. Les analyses approfondies et les processus de révision complexes n'apportent souvent aucune valeur ajoutée et font perdre un temps précieux. Il est préférable de faire de son mieux et de savoir quand s'arrêter.
8- Diminuez la charge cognitive
Rodolphe Dutel de www.remotive.io recommande à nos VDI de gérer leur charge cognitive. Il est essentiel de ne pas avoir constamment à se rappeler de toutes les informations. Il suggère l'utilisation d'outils tels que SaneBox pour trier les e-mails et Evernote pour prendre des notes sur ce qui est important.
Il conseille de gérer sa charge cognitive en utilisant plusieurs documents Evernote pour organiser les points essentiels des discussions avec les collaborateurs. Ces points sont ensuite regroupés dans une liste de tâches principale, puis planifiés sur un calendrier, comme Asana par exemple. Cela permet de maintenir un haut niveau d'efficacité sans être submergé par la charge cognitive.
9- Prenez une pause pour réfléchir
Les VDI devraient intégrer dans leur routine le moment de réflexion.
Prenez au moins 5 minutes le matin pour réfléchir à votre journée.
Quelles sont vos priorités pour aujourd'hui ?
Votre planning reflète-t-il ces priorités ?
Programmez une alarme sur votre téléphone pour sonner toutes les heures, et posez-vous ces questions chaque fois qu'elle retentit :
Suis-je en train de travailler sur ce qui est planifié ?
Est-ce que je suis en train de devenir la personne que je souhaite être ?
En fin de journée, prenez 5 minutes pour méditer sur les questions suivantes :
Qu'ai-je appris aujourd'hui ? Qui mérite mes remerciements ?
Y a-t-il quelque chose que je voudrais faire différemment demain ?
Il est courant de penser que la gestion du temps conduit à une meilleure productivité. Cependant, même ceux qui gèrent leur temps efficacement ne sont pas toujours productifs. La clé pour augmenter votre efficacité ? Se concentrer sur ce qui compte le plus et mettre de côté tout le reste.
10- Allouez du temps libre dans votre emploi du temps
Planifiez 2 à 4 heures de temps libre dans votre emploi du temps hebdomadaire. Utilisez ce temps exclusivement pour l'apprentissage, l'exploration et la réflexion, sans autres engagements. Cette approche peut sembler contre-intuitive ou difficile à réaliser pour de nombreux entrepreneurs surchargés, mais des études démontrent son importance pour deux raisons essentielles :
Une occupation constante et un manque de temps peuvent saturer votre "bande passante" mentale, réduisant vos capacités cognitives, augmentant le risque d'erreurs et limitant votre créativité.
Jeff Bezos, lorsqu'il développait Amazon, réservait ses lundis et jeudis à une réflexion approfondie sur la vision de son entreprise. La planification de temps non structuré est une caractéristique des PDG à succès. Elle leur permet d'éviter d'adopter une approche réactive face aux problèmes et de réfléchir de manière proactive à l'avenir de leur entreprise.
11- Consacrez votre matinée aux tâches cruciales
Prenez votre temps pour accomplir les tâches essentielles. Il est impossible d'éviter toute perte de temps, mais il est crucial de se concentrer sur les bonnes tâches pour maximiser l'efficacité. Ne vous précipitez pas sous une pression constante. Ne laissez pas le stress vous submerger. Si vous avez des doutes sur une décision, prenez du recul. Votre succès peut dépendre des activités que vous déléguez, pas seulement de celles que vous accomplissez vous-même. Identifiez et achevez les tâches les plus cruciales le matin, car des études indiquent que notre volonté diminue au fil de la journée, entraînant des décisions moins judicieuses.
12- Ne cherchez pas à modifier ce qui est efficace
Ann Gomez de www.clearconceptinc.ca conseille à nos VDI: Il est essentiel que vous trouviez une technique de gestion du temps qui convient à vos besoins pour augmenter votre productivité.
De nombreux nouveaux outils de productivité prétendument plus performants apparaissent chaque mois (parfois même chaque semaine !), mais le temps et l'énergie que nous investissons pour les maîtriser peuvent en réalité nous éloigner de la productivité.
Personnellement, j'ai essayé de nombreuses applications, systèmes et outils de productivité qui semblaient prometteurs au départ (comme les agendas électroniques et les applications Android), pour finalement revenir au bon vieux papier.
Quand je repense aux heures perdues à transférer mes listes de tâches du papier vers les applications, et vice versa, je fronce toujours les sourcils !
13- Organisez vos activités en utilisant la méthode ABCDE
Tor Refsland de www.timemanagementchef.com nous dit:
Je classe mes tâches selon la méthode ABCDE :
A : Les tâches essentielles qui doivent être accomplies, sous peine de conséquences graves.
B : Les tâches importantes qui devraient être accomplies, avec des conséquences moins sévères si elles sont négligées.
C : Les tâches optionnelles qui peuvent être accomplies, sans conséquences majeures en cas de non-réalisation.
D : Les tâches que je délègue à d'autres personnes.
E : Les tâches que je choisis de ne jamais accomplir.
L'astuce clé réside dans le fait de ne pas commencer une tâche de catégorie B tant que toutes les tâches de catégorie A ne sont pas terminées, et de ne pas entreprendre une tâche de catégorie C tant que toutes les tâches de catégorie B ne sont pas terminées. Ensuite, chaque jour, j'applique la règle des 80/20 en identifiant les 20 % des tâches de ma liste qui généreront 80 % des résultats, et je me concentre sur celles-ci.
Bien que ce système puisse sembler novateur, il a fait ses preuves en matière de productivité. Pour illustrer, j'ai utilisé cette méthode pour rédiger un guide regroupant les 80 conseils de productivité des experts les plus surmenés en seulement 20 heures. Ce guide a été consulté 20 231 fois en 6 jours, générant plus de 1900 partages et 98 commentaires. Sans une approche productive, cela m'aurait probablement pris de 40 à 50 heures pour accomplir une telle tâche.
14- Organisez chaque aspect de votre emploi du temps !
Pour réussir en tant que VDI, Tim Bourquin de www.afteroffers.com nous dit qu'il est essentiel de planifier votre temps de manière minutieuse. Ne laissez aucune tâche au hasard. Même vos moments de détente et de loisirs doivent figurer sur votre calendrier.
Divisez vos objectifs en petites étapes réalisables que vous pouvez accomplir chaque jour. L'astuce est de s'assurer que chaque étape ne prend pas plus d'une heure de votre temps quotidien. Si une étape semble trop longue, simplifiez-la.
Même si vous terminez vos étapes plus tôt que prévu, évitez de sauter immédiatement sur la suivante. Cette approche peut sembler contre-intuitive, mais elle vous permet de préserver votre énergie et de commencer la journée suivante avec enthousiasme. De plus, elle vous évite de laisser des tâches inachevées, ce qui peut être moins gratifiant que de terminer toutes les tâches que vous aviez prévues pour la journée.
15- Exploitez de manière méthodique votre calendrier
Monica Ricci de www.monicaricci.net explique que pour une meilleure gestion du temps, spécialement adaptés à nos VDI :
Utilisez votre calendrier de manière scrupuleuse : Pour ne jamais oublier vos engagements professionnels ou personnels, faites-en un usage minutieux. Ne laissez rien au hasard et ne comptez pas seulement sur votre mémoire. En notant tout sur votre calendrier, vous libérez votre esprit pour être plus créatif, résoudre des problèmes plus efficacement et être pleinement présent lors de vos interactions.
Prévoyez du temps tampon : Lors de la planification de vos rendez-vous, n'oubliez pas d'inclure des plages de temps supplémentaires entre eux. Cela prend en compte le temps nécessaire pour les déplacements, la préparation et le suivi, vous évitant ainsi de vous sentir pressé. Vous serez ainsi mieux organisé et plus serein.
En appliquant ces conseils dans votre travail de VDI, vous pourrez gérer votre temps de manière plus efficace et optimiser votre productivité. En tant que VDI chez Hokee Minéraux, votre succès dépend de la manière dont vous gérez vos journées. En planifiant avec soin, en hiérarchisant vos tâches, en minimisant les distractions et en utilisant judicieusement votre temps, vous pouvez consacrer plus d'énergie à la vente de nos produits de lithothérapie et de médecine énergétique. Une gestion efficace du temps vous permettra également de consacrer du temps à l'apprentissage et à la croissance personnelle, des éléments cruciaux pour exceller dans ce domaine. En adoptant ces stratégies, vous serez mieux préparé à faire face aux défis du quotidien en tant que VDI, tout en travaillant de manière plus intelligente pour atteindre vos objectifs professionnels.